ペーパーレス化の導入方法とは？
手順・注意点と併せて解説

そもそもペーパーレス化とは？

「ペーパーレス化」とは、その名のとおり紙をなくすことです。ビジネスにおけるさまざまな紙の資料や文書を減らし生産性向上を図る取り組みです。紙の資料・文書を削減し、デジタル化することで情報の検索性や業務効率を高める効果があります。
ペーパーレス化はなぜ必要なのか？メリットや推進のヒントを解説

ペーパーレス化の手順

目的の明確化

ペーパーレス化は、紙媒体をそのまま電子化するだけではなく、業務プロセスそのものを変え、効率化やデジタライゼーションを実現する機会にもなります。
まずは目的を明確に定め、それを経営層がリードすることで、ペーパーレス化を全社的な取り組みとして推進していくことが重要です。多くの企業が目標とするゴールの例としては、「業務効率化・コスト削減・テレワーク推進・セキュリティ強化」などが挙げられます。
対象とする文書は、会議資料や稟議、決裁書などのビジネス文書から伝票や契約書、請求書などの帳票など、種類はさまざまです。
ペーパーレス化の目的や対象になにを設定するかで施策や導入すべきシステムが異なります。ペーパーレス化の計画は、目的や対象に合わせて逆算して組み立てていきましょう。

対象の紙媒体を決める

すべての業務で扱う書類をいきなりペーパーレス化する必要はありません。はじめは目的ごとに対象を絞り、徐々に範囲を広げていきましょう。
たとえば、コスト削減が目的であればコストのかかる書類から、テレワーク推進が目的であれば出社の手間がかかる書類から、というように方針を立てられます。会議用資料や稟議書など社内調整がしやすくペーパーレス化が安易な書類から始めるのがオススメです。

ペーパーレス化のツールを選定する

ペーパーレス化を推進するには、目的と対象にあったツールを選定することが大切です。業務効率化が目的にもかかわらず、操作性の悪いツールを導入してしまうと結果的に効率が落ちるという事態になります。
ペーパーレス化で活用するツールは、自社が抱える課題を効率よく解決できるものを選定しましょう。社員のITリテラシーにあっているかも大切です。現在は、ペーパーレス化に役立つさまざまなクラウドサービスも提供されています。

関係者との摺合せをおこなう

実務をおこなう現場の従業員やツール選定の意思決定者などの関係者には、事前にペーパーレス化がどれだけ必要かを理解してもらう必要があります。目的と必要性を正確に伝え、ペーパーレス化実現のメリットを理解してもらいましょう。
その際、ペーパーレス化成功の実現のための第一歩として、今でも一定数存在する紙資料を好む方々への一定の配慮が必要です。紙資料を好む理由のひとつである「電子データでは業務が回らなくなる」「ITツールが使いこなせない」という不安を取り除くことから始めましょう。
このような摺合せを疎かにしたままペーパーレス化をおこなうとプロジェクトが進めにくくなるほか、部分的に紙業務での運用が残り、部分最適となる場合もあります。それにより却って作業効率が悪くなり、余計なコストがかかることも考えられます。

運用上のルールを策定する

ペーパーレス化を本格的運用する前にはルールを決めておくことも大切です。これまでとは違う方法で業務を進めることになるので、事前に業務フローや社内運用ルールを策定しなければ、現場の混乱を招きます。
ペーパーレス化は会社一丸となって取り組むべき改革で、明確なルールのもとで社員の意識と足並を揃えることが重要となります。

スケジュールを設計する

ペーパーレス化を進める際は、体制やKPIを整理することで計画が立てやすくなります。計画立てには、KPIの設定、現在回付中の紙媒体の移行可否、ペーパーレス化推進体制構築、プロジェクト開始時期、効果測定の時期やチェックポイントの設定の項目が必要になります。

従業員に周知した上で、実行する

スケジュールが固まったら、実行に移します。この際、利用することになる従業員全員への周知も忘れずにおこないましょう。具体的には、ペーパーレス化の開始時期や対象文書、業務プロセスの変更がある場合はそのアナウンス、手順書の提示などが必要です。 社内説明会を開催し、変更点や新しい運用について伝えるのも良いでしょう。電子化やデジタライゼーションのメリットを伝えたうえで、利用者の不明点や心配事を解消し、実行に移していきましょう。

振り返り・カイゼン

実際にペーパーレス化が始まったら、「運用は正しくできているか？」「効果がどのくらい出ているか？」など運用内容の評価とカイゼンを繰り返しおこないましょう。
ペーパーレス化に取り組む際に設定した目的に向かって、カイゼンへのアクションをおこない、発生した課題をクリアしながら、精度を高めていくことが大切です。評価はレポート化することで、改善ポイントを社内で共有しやすくなります。

ペーパーレス化の方法

ペーパーレス化を進める上で、便利なサービスをご紹介します。

OCR

OCRとは「Optical Character Recognition/Reader」の略で、画像内の文字（印刷・手書き）を文字コードとしてデータに変換する技術のことです。画像から文字だけを取り出したい場合に役立ちます。変換したデータは、WordやExcel、PDFなどのファイルとして保存することができます。最近は、スマートフォンやタブレット向けのOCRアプリも提供されています。

クラウドストレージ

クラウドストレージとは、インターネットを介して利用するデータの保管場所のことです。インターネット環境があれば社員同士でいつでもどこからでもファイルの共有・編集ができるようになります。昨今増加しているテレワークにも対応可能です。
業務効率の向上以外にも、セキュリティの面でもメリットがあります。クラウドストレージ上のURLを共有することで、ファイルの共有ができます。メール経由での情報共有が不要になるので、送信など人為的なミスや添付ファイルによるウイルス感染の可能性も低減します。
クラウドストレージの代表的なサービスとして「One Drive」「Google Drive」「Dropbox」などが挙げられます。

Officeソフト

「Microsoft Office」やGoogleのOfficeソフト群などもペーパーレス化に活用できます。これまで紙に印刷していたものを、PDFエクスポートに切り替え、アドオンで印影や署名の追加をすれば、社内決裁を効率よく進めることができます。Officeソフトはすでに導入している企業も多く、ペーパーレスに移行しやすいのもポイントです。
ただし、複雑な承認フローや文書管理の仕組みを実現する上で、専用ツールに比べると機能が不足していたり、現場部門（非IT部門）だけではITスキルが不足して実現が難しかったりする場合が発生するので、注意が必要です。

文書管理システム

文書管理システムとは、業務に必要な文書をデジタル化し、効率よく文書管理をおこなえるサービスです。紙文書ではおこなえなかった、文書の自動的な破棄や権限の制御も可能になります。
文書を適切に管理できるほか、更新や共有がしやすいなどのメリットがあり導入企業が増加しています。システムによっては文書の作成から申請、破棄までのすべてがデジタル上で完結し、紙が一切不要になります。
文書に関する採番など運用ルールを守るための業務プロセスまで実現できることも重要です。業務プロセス全体をデジタル化できるようワークフロー機能も兼ね備えたシステムであるべきかも検討のポイントとなります。

弊社の提供する「SmartDB」は、文書管理システムとして多くの企業にてご利用いただいています。ツール選定時には、ご検討いただけると嬉しいです。

ペーパーレス化の注意点

電子帳簿保存法の内容を確認する

企業が書類を電子保存する場合、守らなければならない法律が2つあり、その1つが「電子帳簿保存法」です。
電子帳簿保存法とは、1998年7月に制定された、国税関係の帳簿や書類を電子データとして保存できると定めた法律です。書類の種類や受領方法などによって保存要件が変わるため、自社の体制が電子帳簿保存法の要件を満たしているか、 国税庁のWebサイトで事前に確認しておきましょう。
2022年1月にはこの法律が改正されます。タイムスタンプ要件の緩和や、電子取引の証跡を紙に出力して保存することが認められなくなる（＝電子データ保存の義務化）など大幅な要件変更が盛り込まれているので、これから電子化対応を検討する方は注意が必要です。
参考 令和３年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しについて｜国税庁

取引先に確認する

取引先との契約においては、自社がペーパーレス化に成功したとしても、「紙で対応してほしい」と先方から言われる場合があります。この場合は、印刷して郵送するか、説得して電子化してもらうかになります。
ペーパーレス化を進める際は先方へ案内状を送り協力を依頼しつつ、紙でも対応できるようにするなど臨機応変に進めていきましょう。

ファイル名を統一する

電子化するデータのファイル名やフォルダ名は、わかりやすいように統一することが重要になります。統一しなければ、どこにどの書類が入っているのかがわからず探す手間がかかります。最悪の場合、作成した本人も保存場所を忘れてしまうと、再度作り直すことになり非効率です。ファイル名やフォルダ名は命名規則を定め、従業員へ周知しましょう。システムで管理番号の自動付与や、命名規則の自動チェックなどを実現できる場合もあるので、選定時に確認しましょう。